Workflow

Workflow

In veel grote ondernemingen worden jaarlijks normeringen opgesteld om de procesgang (workflow) te optimaliseren. Dit kan van minimaal oplopen tot volledige ISO certificering. Voor kleine en middelgrote ondernemingen is dit meestal een onhaalbare kaart. Dit komt vaak door tijd en/of geldgebrek. Athena Online komt met werkstroom. Een module waarmee u als ondernemer volledig grip hebt op uw processen.

Met de module werkstroom, bent u in staat om uw processen vast te leggen. Bij het vastleggen wordt het proces opgeknipt in een aantal processtappen. Achter iedere stap kunnen weer acties worden gedefinieerd. En iedere actie wordt geleid naar een volgende stap, blijft bij de huidige stap of gaat terug naar een eerdere stap. De processen worden op gebruikersniveau vastgelegd. Dit betekend dat er altijd één persoon de verantwoordelijkheid heeft om de volgende stap te doen. Bij het navigeren, met behulp van een actie, kan de huidige gebruiker gevraagd worden om de volgende gebruiker op te geven die verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Een simpel concreet voorbeeld is een “Taak met controle”. Wanneer we gaan kijken naar de te nemen stappen, dan kunnen we er normaliter van uit gaan dat de volgende kunnen worden gedefinieerd:
– Aanmaken (acties: aanmaken)
– Realiseren (acties: afkeuren en realiseren)
– Controleren ( acties: afkeuren en goedkeuren)
– Afgehandeld

Voorbeeld

Medewerker A maakt een taak aan en kiest Medewerker B uit om deze uit te voeren. Medewerker B keurt de taak af vanwege tijdgebrek automatisch komt het verzoek terug bij Medewerker A. Medewerker A verzend opnieuw de taak maar nu voor Medewerker C. Medewerker C voert de taak uit en realiseert deze, wederom automatisch wordt de taak doorgezet naar de stap controleren op naam van de aanmaker (in dit geval dus Medewerker A). Medewerker A controleert de taak en keurt deze af om dat de taak niet naar behoren is uitgevoerd, taak wordt automatisch teruggezet bij Medewerker C. Deze voert de taak nu wel na behoren uit en klikt op realiseren. Medewerker A krijgt nu wederom de taak en keurt deze goed. De taak wordt vervolgens automatisch naar de stap afgehandeld gezet en wordt gesloten. Ook gesloten verzoeken blijven in het systeem bestaan en kunnen later dus weer worden opgeroepen voor naslagwerk.

In dit voorbeeld wordt duidelijk dat verzoeken steeds bij een persoon staan. Op de startpagina na het inloggen komen deze verzoeken meteen naar voren (zelfs vet gedrukt wanneer deze door de persoon nog niet gelezen is na de laatste verandering).

Buiten de basisvelden kunnen er vrije velden worden toegevoegd aan de verzoeken (in de definitie van de workflow). Zo is het mogelijk klanten, documenten, projecten, plandatums en vele andere type velden te koppelen ter extra informatie.

Als laatste willen we nog even benoemen dat we op klantniveau in staat zijn verzoeken te herhalen. Zo kunt u bijvoorbeeld voor een klant een herhaalverzoek maken, waarin u wekelijkse, dagelijkse of maandelijkse activiteiten aanmaakt.